Aujourd'hui, trop de cadres estiment que les réunions apportent peu à l'organisation d'une entreprise et qu'elles sont davantage une perte de temps.
Pourtant, elles sont indispensables à l’amélioration et à la création de valeurs, telle que l'esprit d'entreprise par exemple. Ce sentiment est dû au fait qu’elles sont souvent mal préparées, que le timing n'est pas respecté, et que les sujets ne sont pas tous abordés. Ce qui amène à des conclusions non satisfaisantes, et donc une impossibilité de prendre des décisions.
Une réunion se prépare en amont et doit pouvoir tenir dans le timing prévu par tous. Interroger les participants via un questionnaire permet de prendre en compte les différents points de vues, idées et remarques.
Le sujet est de ce fait présenté, et les participants peuvent se préparer en connaissance de cause et dans de meilleures conditions.
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Organiser le déroulement de la réunion
L’utilisation de Drag’n Survey permet de diffuser le questionnaire à l’ensemble de vos collaborateurs par mail. Vous pouvez ainsi connaître l’identité des personnes qui ont répondu et le nombre de participants.
En fonction des questions posées, il vous sera alors possible d’analyser en temps réel les avis et les idées de chacun.
Les informations récoltées vous permettront de vous préparer en amont, de préciser l’ordre du jour, et éventuellement de l'améliorer. N’hésitez pas à le communiquer à vos collaborateurs pour les inclure dans le projet global de votre entreprise.
Motiver les participants
Quoi de plus désagréable que de se rendre à un rendez-vous en connaissant trop peu le ou les sujets abordés? On prépare généralement quelques idées et sujets mais on reste dans le flou, et manquons l'essentiel, le vif du sujet.
Diffuser les questions abordées à ses collaborateurs permet de les intégrer dans une démarche participative, et non passive. Solliciter leurs avis et leurs commentaires va permettre de les motiver et de créer une émulation positive. Vous passez ainsi à une démarche collective qui est bénéfique pour votre structure.
Prendre en compte les remarques et les idées
Dans un premier temps, pour motiver les participants, il est vivement recommandé d’actualiser l’ordre du jour en fonction des commentaires apportés par les participants.
Dans un second temps, lors du rendez-vous, il est important d’être à l’écoute et d’intégrer les idées et les remarques de vos collaborateurs.
Leur implication et le temps qu'ils ont consacré à cette préparation doit être pris en considération afin de maintenir leur motivation au plus haut.
Respecter le timing
Rien de plus énervant qu’un rendez-vous qui s’éternise. Respectez le timing. Les participants ont eux aussi un planning et des obligations à tenir. Tentez au mieux de respecter leur temps de travail.
Lorsque la durée des réunions est respectée, les individus n'hésiteront pas à participer aux prochaines que vous mettrez en place. Vous vous assurez ainsi d'un taux de participation satisfaisant. Les collaborateurs sauront que vos réunions sont efficaces, structurées et chronométrées.
Créer un questionnaire en ligne pour votre processus d’amélioration
Le processus d'organisation d'une réunion est toujours perfectible, et celle-ci peut toujours être plus fructueuse encore.
Créez une enquête en ligne et identifiez les points à améliorer, et ceux que vous auriez pu aborder.
Vous entrez ainsi dans un cercle vertueux et créez une source d’amélioration considérable pour votre structure.
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Créer une enquête à destination des salariés, cliquez-ici
Mettre en place un plan d'évaluation des salariés, cliquez-ici
Introduction à l'évaluation en entreprise, cliquez-ici
Evaluer la satisfaction des employés, cliquez-ici
Version anglaise de l'article
Creating an online questionnaire to optimize your meetings, cliquez-ici